Moduły dodatkowe: Integracja OCR


Pozwala usprawnić pracę  z obsługą dokumentów papierowych i elektronicznych przetwarzanych w  firmie.  Dzięki wykorzystaniu mechanizmów OCR, skraca się czas i poprawia jakość wprowadzanych do systemu danych.


Rozwiązanie pozwala na:

  • automatyczne wczytanie zeskanowanych dokumentów do enova365 DMS,

  • przekazanie do programu pobierającego z obrazów dokumentów (np. PDF) treść merytoryczną (ABBYY Flexi Capture  for Invoices zwany dalej program OCR)  a następnie odebranie z niego wyników  rozpoznania i na ich podstawie wygenerowanie dokumentów merytorycznych w modułach, w szczególności dokumentów ewidencji księgowej.


Dla kogo:


Firmy, z dużą ilością dokumentów zakupowych wpływających do firmy, Grupy kapitałowe, Sekretariaty


Kluczowymi etapami w których wykorzystywana jest Integracja OCR są:

  • Import obrazów – wczytanie obrazów zeskanowanych lub elektronicznych do enova365. Dokumenty elektroniczne są wprowadzane do DMS do odpowiedniego rejestru dokumentów, otrzymują numer w rejestrze dokumentów,

  • Eksport obrazów – przekazanie obrazów z enova365 do narzędzia programu OCR,

  • Import produktów OCR – załadowanie do enova365 produktów rozpoznania dokumentów,

  • Transformacja – przekształcenie produktów pracy programu OCR (XML) do dokumentów ewidencji dokumentów za pomocą mechanizmów EDI.

Benefity:

  • zmniejszenie pracochłonności obsługi wprowadzania dokumentów,

  • zmniejszenie liczby błędów użytkowników podczas wprowadzania dokumentów,

  • przyspieszenie przepływu dokumentów pomiędzy różnymi działami i pracownikami,

  • skrócenie czasu wdrażania pracowników w obsługę programu,

  • ograniczenie efektu zmęczenia pracownika wprowadzającego dokumenty

  • poprawa jakości wprowadzanych danych – podwójna weryfikacja – automat + człowiek

Elementy integracji:

  • enova365 DMS – do przechowywania dokumentów wpływających i wychodzących z firmy  – centralne repozytorium dokumentów sekretariatów,

  • enova365 Workflow – do organizacji obiegu dokumentów w firmie według określonych procedur zarządczych,

  • ABBYY Flexi Capture for Invoice – narzędzie pozwalające pobrać treść merytoryczną z obrazów dokumentów,

  • Integrator OCR – pozwala połączyć DMS oraz program OCR,

  • Harmonogram zadań – pozwala zautomatyzować obsługę całego procesu tak, by czynności powtarzalne i odtwórcze wykonywane przez pracownika ograniczyć do minimum.